Software Manajemen Risiko: Dibuat Khusus atau Siap Pakai?

Ada dua jalan untuk mendapatkan software manajemen risiko: membeli aplikasi siap pakai atau membangun sistem yang dibuat khusus untuk perusahaan Anda. Aplikasi siap pakai unggul dalam kecepatan mulai dan fitur standar yang sudah teruji. Sistem yang dibuat khusus unggul ketika alur persetujuan, struktur organisasi, atau kebutuhan integrasi perusahaan tidak cocok dengan pola umum. Pilihan yang tepat bergantung pada seberapa jauh proses manajemen risiko Anda berbeda dari asumsi bawaan aplikasi yang tersedia.

Keputusan ini sebaiknya tidak diambil hanya berdasarkan demo atau daftar fitur. Artikel ini membahas kapan masing-masing pilihan masuk akal, kriteria yang perlu dinilai, dan langkah persiapan yang tetap dibutuhkan apa pun pilihan Anda.

Kapan Software Manajemen Risiko Siap Pakai Cocok?

Aplikasi siap pakai biasanya tepat dalam kondisi berikut:

• Proses manajemen risiko perusahaan masih sederhana dan cukup mengikuti pola umum, seperti register, penilaian, mitigasi, dan laporan standar.
• Perusahaan ingin segera mulai dan bersedia menyesuaikan sebagian cara kerjanya dengan aplikasi.
• Tidak ada kebutuhan integrasi khusus dengan sistem internal lain.
• Kebijakan perusahaan mengizinkan data risiko disimpan di layanan pihak ketiga.

Kelebihannya jelas: fitur dasar sudah tersedia, pembaruan ditangani vendor, dan perusahaan tidak perlu mengelola pengembangan. Kekurangannya baru terasa ketika ada kebutuhan yang tidak didukung. Pada saat itu, perusahaan harus memilih antara menunggu vendor, membayar kustomisasi, atau mengubah prosesnya sendiri.

Kapan Sistem yang Dibuat Khusus Lebih Masuk Akal?

Sistem yang dibuat khusus layak dipertimbangkan ketika:

• Alur persetujuan mengikuti struktur kewenangan yang spesifik, misalnya jenjang berbeda untuk setiap tingkat risiko atau unit.
• Kriteria penilaian, kategori, dan format laporan sudah ditetapkan dalam kebijakan dan tidak bisa diubah mengikuti aplikasi.
• Data indikator risiko atau insiden perlu diambil dari sistem internal lain.
• Kebijakan keamanan mengharuskan data disimpan di server milik perusahaan atau lokasi tertentu.
• Perusahaan ingin memiliki penuh sistem dan datanya tanpa bergantung pada satu vendor.

Kekurangannya, pengembangan membutuhkan waktu di awal dan perusahaan perlu terlibat aktif dalam menyusun kebutuhan. Sistem yang dibuat khusus juga perlu pemeliharaan setelah dipakai, seperti yang kami jelaskan di artikel kapan bisnis butuh maintenance software rutin.

Tanda Aplikasi Siap Pakai Sudah Tidak Cukup

Perusahaan yang sudah memakai aplikasi siap pakai sering baru menyadari keterbatasannya setelah beberapa periode. Tanda-tanda yang perlu diperhatikan antara lain:

• Tim manajemen risiko kembali mengolah data di spreadsheet karena laporan bawaan tidak sesuai format yang diminta manajemen.
• Persetujuan tetap dilakukan lewat email karena alur di aplikasi tidak bisa mengikuti jenjang kewenangan perusahaan.
• Data indikator risiko harus diketik ulang dari sistem lain setiap periode.
• Permintaan penyesuaian ke vendor tertahan lama atau tidak masuk rencana pengembangan mereka.

Jika pekerjaan manual seperti ini terus bertambah, biaya tersembunyinya bisa melampaui manfaat aplikasi. Saat itulah membandingkan ulang dengan opsi sistem yang dibuat khusus menjadi masuk akal.

Kriteria Menilai Software Manajemen Risiko

Baik saat mengevaluasi aplikasi siap pakai maupun saat menyusun kebutuhan sistem khusus, kriteria berikut layak diperiksa satu per satu:

• Kecocokan dengan kriteria penilaian dan skala yang dipakai perusahaan.
• Fleksibilitas alur persetujuan, termasuk jenjang yang berbeda per tingkat risiko.
• Pengaturan hak akses per peran, sesuai pembagian lini dalam Three Lines Model.
• Kelengkapan jejak audit atas setiap perubahan data.
• Kemampuan pemantauan indikator risiko utama dengan ambang batas dan notifikasi.
• Pencatatan insiden yang terhubung dengan register.
• Format laporan dan dashboard yang sesuai kebutuhan manajemen.
• Pilihan lokasi penyimpanan data, cadangan data, dan rencana pemulihan.
• Kemudahan mengekspor data jika suatu saat perusahaan berpindah sistem.
• Biaya total selama beberapa tahun, termasuk lisensi, kustomisasi, dan pemeliharaan.

Soal cadangan data dan pemulihan, panduan umumnya ada di artikel backup data dan disaster recovery aplikasi bisnis. Sementara kebutuhan hak akses per peran kami uraikan di artikel Three Lines Model dan peran sistem manajemen risiko.

Persiapan yang Tetap Dibutuhkan Apa pun Pilihannya

Kegagalan implementasi software manajemen risiko jarang disebabkan oleh aplikasinya. Lebih sering penyebabnya adalah persiapan internal yang belum matang. Beberapa hal yang perlu siap sebelum sistem dipakai:

1. Kebijakan dan kriteria risiko yang sudah disahkan, termasuk skala kemungkinan dan dampak.
2. Struktur peran dan kewenangan: siapa pemilik risiko, siapa peninjau, siapa penyetuju.
3. Data register yang dirapikan, tanpa risiko ganda dan dengan pemilik yang masih aktif. Langkahnya kami bahas di artikel register risiko digital.
4. Unit percontohan untuk mencoba sistem sebelum dipakai di seluruh perusahaan.
5. Pelatihan singkat untuk setiap peran, dengan materi yang berbeda bagi pemilik risiko, peninjau, dan manajemen.
6. Penanggung jawab sistem di internal yang menjadi tempat bertanya dan mengumpulkan masukan.

Menerapkan sistem secara bertahap, mulai dari unit percontohan, memberi kesempatan memperbaiki formulir dan alur sebelum semua unit terlibat. Perbaikan di tahap ini jauh lebih murah daripada setelah sistem dipakai luas.

Pertimbangan Keamanan Data Risiko

Data risiko berisi informasi sensitif: kelemahan proses, kerugian yang pernah terjadi, dan rencana perbaikan yang belum selesai. Karena itu, keamanan perlu masuk ke dalam kriteria sejak awal. Hal yang perlu dipastikan antara lain koneksi terenkripsi, autentikasi pengguna yang kuat, pembatasan akses sesuai peran, pencatatan aktivitas pengguna, serta cadangan data yang diuji secara berkala.

Untuk sistem yang dibuat khusus, perusahaan juga perlu menyepakati dengan pengembang siapa yang mengelola server, bagaimana pembaruan keamanan dijalankan, dan bagaimana akses ke data produksi dibatasi.

Pengalaman Kami Membangun Software Manajemen Risiko

Merbabudev membangun sistem manajemen risiko yang dibuat khusus untuk klien korporasi. Sistem tersebut mencakup register risiko dengan penilaian kemungkinan dan dampak serta matriks risiko, rencana mitigasi dengan PIC, tenggat, dan persetujuan berjenjang, KRI dengan ambang batas yang dipantau melalui dashboard dan notifikasi, serta pencatatan insiden dan kerugian dengan laporan periodik. Pendekatan dibuat khusus dipilih agar alur persetujuan dan laporan mengikuti struktur kewenangan klien, bukan sebaliknya.

Dalam proyek seperti ini, kami selalu memulai dari pemetaan proses yang berjalan, seperti yang dijelaskan di artikel audit proses bisnis sebelum membuat aplikasi custom. Gambaran lengkap fitur-fiturnya ada di artikel sistem manajemen risiko perusahaan.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Apakah bisa memulai dengan aplikasi siap pakai lalu beralih ke sistem khusus?

Bisa. Banyak perusahaan memulai dengan aplikasi siap pakai untuk membangun kebiasaan, lalu beralih ke sistem khusus ketika kebutuhannya makin spesifik. Pastikan sejak awal bahwa data bisa diekspor dengan lengkap agar perpindahan berjalan lancar.

Berapa biaya membuat software manajemen risiko?

Biaya bergantung pada cakupan fitur, jumlah alur persetujuan, kebutuhan integrasi, dan lokasi server. Cara paling akurat untuk memperkirakannya adalah memetakan kebutuhan lebih dulu, lalu menyusun penawaran berdasarkan cakupan yang disepakati.

Apakah sistem yang dibuat khusus bisa dikembangkan bertahap?

Bisa, dan cara ini sering lebih aman. Versi pertama bisa fokus pada register, penilaian, dan mitigasi. Fitur seperti indikator risiko utama, pencatatan insiden, dan integrasi ditambahkan pada tahap berikutnya setelah fondasinya dipakai rutin.